English Site

Beklenmedik Durum Planı

1. AMAÇ

Bu Plan ile , Strateji Portföy Yönetimi A.Ş.’nin, acil ve beklenmedik durumlarda düzenleyici kurumlara, müşterilerine, saklamacı ve aracı kurumlara, ve üçüncü taraflara karşı olan yükümlülüklerini yerine getirme koşullarını, yöntemlerini, karşı karşıya kalınabilecek her türlü istek ve beklentilerin yerine getirilmesi için alınması gereken önlem ve planlar ile hızlı ve sağlıklı iletişimin sağlanmasına yönelik alınması gereken tedbir ve aksiyonları belirlemektir.

2. KAPSAM

Acil ve beklenmedik durum planı, Şirketin yönetmeliklerine paralel olarak ve şirketin faaliyetlerini sürdürebilmek için ihtiyaç duyabileceği tüm kaynakları dikkate alarak hazırlanmış, varlıkların korunmasına yönelik tedbirleri ve hasar gören varlıkların değerlendirilmesine yönelik usulleri içermekte olup , acil ve beklenmedik durum karsısında Strateji Portföy Yönetimi A.Ş. çalısanlarının hazırlanan plan çerçevesinde yapacakları islemlere iliskin süreçleri kapsar.

Strateji Portföy Yönetimi A.Ş. Acil ve Beklenmedik Durum Planı ; gerek şirketimizin bulunduğu lokasyon , gerekse şirketimiz operasyon işlemlerini gerçekleştiren kurucu ortağı olması nedeniyle Strateji Menkul Değerler A.Ş. ile koordineli olarak yürütülmektedir.

3. SORUMLULUKLAR

Bu Planın uygulama esaslarının belirlenmesinden ve uygulatılmasından, yasal değisikliklerin takip edilmesinden ve buna bağlı olarak bu planda gerekli değisikliklerin yapılmasından Genel Müdür , planın uygulanmasından tüm şirket çalışanları sorumludur.

4. İŞ SÜREKLİLİĞİ PLANI

ACİL EYLEM: Şirketin normal operasyonuna devamını engelleyen olayları takip eden ilk dakika ve Saatlerde, çalışanların,fiziksel ortamın ve altyapının güvenliğine yönelik alınacak acil tedbirleri içermektedir.

KRİZ YÖNETİMİ: Şirketin ana faaliyetlerinin kesintiye uğraması ve/veya kurumsal etkisi olan olaylar “kriz” olarak kabul edilir. Kriz, en üst düzey yönetimin katılımı ile stratejik bir bakış açısı ile yönetilir.

İŞ KURTARMA: Acil eylemlerde ve kriz yönetimi boyunca şirketin normal operasyonel faaliyetlerinin kesintiye uğraması nedeniyle finansal, müşteri ilişkileri, kanuni yükümlülük ve imaj açısından önemli zarara uğramasına sebebiyet verecek ürün, süreç ve hizmetlerinin geri kazanılması faaliyetidir.

Acil bir durumda Şirket beş temel tehlike ile karşı karşıyadır;

  • İletişim ve telekomünikasyon imkanlarının yitirilmesi
  • Bilgi işleme kapasitesi ve olanaklarının yitirilmesi
  • Altyapıya erişim olanağının yitirilmesi
  • Eğitimli insan kaynağının yitirilmesi
  • Varlıkların yitirilmesi

Acil durum planlamasından amaç;

  • Felaketlerin engellenmesi: risklerin tespit edilerek, risklerin oluşmasını engelleyici önlem alınması,
  • Organize cevap verme: hazırlıklı ve eğitimli olarak felakete hızlı ve doğru karşılık verme,
  • Varlıkların ve nakit akışının korunması: seçenekler ve alternatif prosedürlerin belirlenmesi,
  • Altyapının düzeltilmesi , normal operasyonlara dönüş olarak belirlenmiştir.

Acil durum Eylem Planında personelin güvenliğine azami önem verilir, ortaya çıkan sorun ya da kriz ile başa çıkmak için acil durum organizasyonu tesis edilir.

Plan, şirket operasyonları üzerinde muhtemel bir acil ve beklenmedik durumun etki derecesi değerlendirilerek hazırlanmış olup , Şirketin iş süreçlerinde beklenmedik olumsuz olaylar söz konusu olduğunda ;

  • Müşteri hizmetlerimizde devamlılığı sağlamak,
  • Yasal ve üçüncü kişilere karşı olan sorumluluklarımızı zamanında yerine getirmek,
  • İş akışlarımızda karmaşıklığa / kesintiye sebebiyet vermeyerek, felaketlerin finansal durumumuza olan etkilerini azaltmak,
  • Felaket anında mensup ve müşterilerimizin kayıplarını asgariye indirmek,
  • Beklenmedik durumlarda varlıklarımızı en iyi şekilde korumaya almak amacıyla kritik iş süreçlerine odaklı, risk bazlı, işlevsel bir iş devamlılığı planına sahip olmak, hedeflenmiştir.

5. İŞ SÜREKLİLİĞİ YÖNETİMİ STRATEJİSİ VE HEDEFİ

Stratejik amaç, gerekli/kritik operasyonları minimum, ancak müşterinin kabul edebileceği düzeyde, en kısa sürede işlevsel hale getirmektir. Bir olayı takiben izlenecek strateji, aşağıdaki hedefleri temel alacaktır:

  • Personeli korumak ve bedensel kayıplarla ilgilenmek;
  • Olayın boyutunu değerlendirmek;
  • Tehdidi kontrol etmek;
  • Ortaya çıkan sorunları ve sonuçlarını değerlendirmek;
  • Geçici operasyonları olabildiğince hızlı aktive etmek;
  • İç ve dış iletişimi yönetmek.

6. İŞ SÜREKLİLİĞİ POLİTİKASI

Strateji Portföy Yönetimi A.Ş. ‘nin politikası, müşterilerin ihtiyaçlarını karşılamaya en olumsuz koşullar altında dahi devam edebilmektir. Bu çerçevede operasyonların ve hizmetlerin, çalışanların güvenliğine, halkın ve çalışanların sağlığına, çevrenin ve mülkiyetin korunmasına en üstün değeri vererek yürütülmesi hedeflenir. Ayrıca Planın başarı ile hayata geçirilmesi ile müşterilerin ve çalışanların refahının sağlanması ve menfaatlerinin korunması hedeflenmiştir.

7. TEHDİT VE SENARYOLAR

Müşterilere, ticari karşı taraflara ve yasal ve düzenleyici otoritelere karşı hizmet ve sorumlulukların kesintiye uğramasına neden olabilecek yangın, deprem, sel, kar fırtınası, sistem kesintisi, altyapının çökmesi, terörist saldırılar gibi tehditler ve tehditler sonrası oluşabilecek senaryolar belirlenerek, iş sürekliliğinin sorunsuz olarak işleyebilmesi için senaryolar bazında hazırlanan “Koruma ve Güvenlik Planları” hazırlanmıştır. Söz konusu planlar şirket yönergesi haline getirilerek tüm personelin bilgisine sunulmuş , Kriz Yönetimi , Acil Eylem ve İş Kurtarma takım üyelerine de acil durum görevleri olarak verilmiştir.

8. İŞ KURTARMA STRATEJİSİ

  1. Operasyonel Risk Değerlendirmesi
    Strateji Portföy Yönetimi A.Ş. ’in tüm hizmet ve diğer faaliyetlerinin kesintiye uğraması durumunda şirkete olan
    Finansal
    Kanuni Yükümlülükler
    Müşteri İlişikleri
    İtibar/imaj
    etki ve zararları şirketin tüm iş birimleri ile yapılan İş Etki Analizleri sonucu belirlenerek, şirketin tüm faaliyetlerinin önem dereceleri ve geri kazanım süreleri belirlenmiş, kritik süreçlerin geri kazanımı için detaylı iş kurtarma planları hazırlanmıştır.
  2. Alternatif Lokasyon
    Şirketin iş sürekliliğinin sağlanmasına yönelik olarak gerçekleştirilen tüm işlem verileri, diğer ihtiyaç duyulan veriler ve gerekli sistemler iş sürekliğini sağlamak üzere farklı bir lokasyonda yedeklenmekte ve bir felaket durumunda devreye sokulmak amacıyla hazır bekletilmektedir. Mevcut bilgi işlem sistemlerinin kesintiye uğraması durumunda faaliyetlerin yedek sistemler üzerinden devamlılığı sağlanacaktır. Ayrıca, acil ve beklenmedik durum için alternatif lokasyonlar oluşturularak, günlük işleyiş için veri sağlayıcılar tesis edilmiş ve faaliyetlerimizin sürdürülmesi için gerekli tüm ofis programları ile bilgi erişim sistemleri yüklenmiştir. İşlemlerin sürekliliği için gereken telefon, faks, yazıcı v.b. teknik cihazlar ve tesisler kullanıma hazır durumda bulunmaktadır. Alternatif İşlem Merkezi olarak Şirket Kurucu Ortağı ve Operasyon İşlemlerinin yürütüldüğü Aracı Kurum Strateji Menkul Değerler A.Ş belirlenmistir. Alınan tüm tedbirlere karşın ,dışarıdan alınan hizmetlerde de hizmet kesintisi olması halinde, mevzuatta aranan nitelikleri taşıyan bir başka kuruluştan temin edilmesi sağlanacaktır.
  3. Kayıtların Saklanması
    Mali tablolar ve mevcut mevzuat uyarınca tutmakla yükümlü olunan her türlü kayıt ile kıymetli evrak, basılı olarak ve/veya elektronik ortamda yasal mevzuat çerçevesinde belirlenen süre boyunca Genel Müdürlük Arşivinde saklanmaktadır.
    Müsteri sözlesmeleri, kimlik bilgileri ve hesap açılıslarında alınması zorunlu olan diger belgeler kapalı dolaplar içerisinde saklanmaktadır, kapanan hesaplara iliskin sözlesmeler ve ekleri yasal saklama süresinin sonuna kadar saklanmak üzere arsive gönderilmektedir. Operasyon ve muhasebe yazılımı olarak kullanılan programlara ait her türlü müsteri bilgisi ve muhasebe kayıtları asgari 10 yıl süreyle ulasılabilecek sekilde sistemde saklanmaktadır.
    Kullanılan mevcut yazılım, sektörde genel kabul görmüs, risk yönetimine uygun ve esnek raporlama imkanı olan bir yazılımdır. Sürekli yedek alınması nedeniyle sistem kaynaklı bir risk öngörülmemektedir.

9. İLETİŞİM

Acil ve Beklenmedik durumda, tüm işleyişi koordine etmek üzere Kriz Yönetim Takımı, Acil Eylem Takımı ve İş Kurtarma Takımı oluşturulmuştur. Bu ekiplerde, şirketin üst düzey yöneticileri ile gerekli iş birimi personeli yer almaktadır. Takımların Acil Durum halinde gerçekleştirecekleri uygulamalar Acil Durumun türüne göre “Koruma ve Güvenlik Planları”nda belirlenmiştir. İş Sürekliğinin kesintiye uğraması ve iş sürekliliği planlarının devreye alınması durumunda, müşterilerin bilgilendirilmesi ve iletişimin sağlanması, www.stratejiportfoy.com.tr üzerinden, merkezi olarak tüm müşterilere SMS veya e-mail gönderilmesi suretiyle veya basın açıklamaları ile sağlanacaktır. Sermaye Piyasası Kurulu, BİST, Takasbank, MKK gibi tüm resmi kurumlarla irtibatın tesisi için Genel Müdür ve Portföy Yöneticisi sorumlu olarak atanmıştır. Rutin bildirimler süresi içinde, İş Kurtarma Ekiplerinde bulunan kişilerce, İş Kurtarma Ekibi yöneticisinin talimatlarına göre sonuçlandırılacaktır.Zorunlu bildirimlerin yapılacağı ana merkez; Büyükdere cadde maya akar center no:100-102 K:26 Esentepe / Şişli / İstanbul adresidir.

10. ACİL DURUMUN KARŞI TARAFA ETKİLERİ VE FAALİYETLERİN SONA ERDİRİLMESİ

Müşterilere ait varlıklar, şirketimizden bağımsız olarak Saklama Kuruluşunda saklandığından, acil ve beklenmedik durum nedeniyle müşteri varlıklarının zarar görmesi yönünde herhangi bir risk öngörülmemiştir.
Ancak acil ve beklenmedik durum nedeniyle müşterilerle iletişimin sağlanamaması veya müşteri talimatlarının yerine getirilememesi halinde,müşterilere verilen hizmetlerde kesinti yaşanabilir. Strateji Portföy Yönetimi A.Ş. iş sürekliliği planı, acil durumlarda şirketin faaliyetlerinin minimum kesinti ve zararla devamını; müşterilerin ihtiyaçlarını karşılamaya en olumsuz koşullar altında dahi devam edebilmeyi; şirket operasyonlarının ve hizmetlerin,çalışanların güvenliğine, halkın ve çalışanların sağlığına, çevrenin ve mülkiyetin korunmasına en üstün değeri vererek yürütülmesini amaçlar.

Alınan tüm bu önlemler ve kurulan altyapı sayesinde şirket faaliyetlerinin devamlılığı planlanmıştır. Ancak Alınan aksiyonlara rağmen Yönetim Kurulu’nca, acil ve beklenmedik durum nedeniyle şirketin faaliyetine devam edemeyeceği yönünde karar alınması durumunda, müşteriler bu durumdan haberdar edilir ve müşterilerin hesaplarına erişimi ve söz konusu hesapların başka bir portföy yönetimi şirketine devri konusunda ; müşterilerden ibraname alınarak, hesaplarının, müşterilerin tercih ettikleri bir portföy yönetimi şirketine para ve hisse virmanları yapılacaktır (burada BİST’in, Takasbank’ ın, MKK’nın, ve Bankaların faaliyetlerine devam ettiği varsayılmaktadır).müşteri varlıklarının transferi için gerekli işlemler müşteri talimatı ile gerçekleştirilir.